Por Sandra Céspedes, Head of People & Culture / HR BP Senior of Talent en Levapan. Docente de Pacífico Business School y Universidad de Lima.

Hoy la mayoría de equipos luego de más de un año de pandemia han dejado de ser estrictamente virtuales o presenciales, y operan en un continuo modelo híbrido, siendo el modelo que la mayoría de organizaciones está apostando como futuro de trabajo.

Uno de los desafíos que presentaron los líderes durante el aislamiento social y el trabajo en casa fue pensar: ¿Cómo dar retroalimentación a personas que no están ubicadas en el mismo lugar? ¿Debería enviar un correo electrónico o llamarlo por teléfono? ¿Necesito agendar una reunión por zoom, o un saludo rápido por WhatsApp o Slack?

Antes, quizás era fácil generar una reunión en la oficina para una conversación regular de retroalimentación, donde se podía hacer contacto visual y evaluar el lenguaje corporal. Ahora, debes confiar en una llamada telefónica o una herramienta de video, pero incluso con video, el contacto visual directo no es posible. Aunque puedes ver a la otra persona, falta una gran cantidad de comunicación. No se puede ver con claridad la postura, los gestos de las manos o movimientos de pies. Muchas señales importantes caen cuando no estás en el mismo lugar, por tal motivo, algunos han dejado de hacerlo.

Sin embargo, dar retroalimentación es un componente importante, sea que estés en un rol de liderazgo o simplemente seas parte del equipo, tus comentarios pueden y deben ser una contribución valiosa, por eso antes de pensar en el medio que utilizarás para entregar la retroalimentación, te invito a pensar en la persona que lo recibirá. ¿Por qué deberían escucharte? ¿Cómo puedes asegurarte de que la retroalimentación se tome en serio y se entregue de una manera que preserve o mejore la relación?

Te comparto cuatro pautas útiles que te ayudarán a analizarlo de otra manera y tomes la decisión más acertada:

1. El mensaje debe ser útil y convertirse en acción.  ¿Por qué ofreces la retroalimentación? ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr? ¿Qué y cuantos detalles necesitarás ofrecer o qué puede ayudar a la otra persona a tomar la acción o cambiar el comportamiento que estás sugiriendo?.
2. Acompañalo a comprender el mensaje. Pero antes pregúntate, ¿por qué la otra persona debería escucharte o confiar en tus comentarios? ¿Comparten un buena relación actualmente? A menudo las personas piensan que quien ofrece la retroalimentación solo lo hace porque es el jefe y/o porque es parte de un proceso de gestión de desempeño, pero eso no hace que realmente te escuchen o validen el mensaje, va depender de la manera en la que se suministra la información o se detallan los comportamientos.  Es importante que al iniciar el proceso de retroalimentación, seas auténtico sobre lo que los ayudaría a los dos a trabajar hacia metas compartidas y explicarle cómo el enfoque actual del empleado ha impactado esas metas.
3. Los comentarios deben ser claros y fáciles de entender. Piensa en la persona con la que estás hablando. Todos tenemos nuestra propia forma de procesar la información y aceptarla. Algunas personas prefieren que vayas directamente a los resultados o conclusiones. Otros necesitan tener una conversación ligera primero. En general, te ayudará tener datos y hechos concretos, especialmente si vas a ofrecer sugerencias correctivas.
4. Asegúrate que el mensaje sea escuchado. Evalúa cómo deberías enviar tu mensaje para que se “escuche”. Un correo electrónico puede ser eficiente, pero ¿lo leerá cuidadosamente e interpretará el mensaje como lo esperas?. Si los llamas de forma sorpresiva ¿Crees que podrá enfocarse adecuadamente en la conversación?. Piensa cuidadosamente en cómo y cuándo vas a ofrecer la retroalimentación. Recuerde que debe ser lo suficientemente pronto como para ser útil y relevante, pero no sorpresivo, porque no estará centrado directamente en el mensaje. Un mensaje por WhatsApp puede haber sido escrito con buena intención, pero puede no sentirse tan personal como una conversación. 

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