04 Nov
Por: Germán Lora, socio de Damma Legal Advisors
En los últimos meses se ha hablado mucho sobre el nuevo reglamento de la Ley N° 29733, Ley de Protección de Datos Personales, el cual ha sido aprobado mediante el Decreto Supremo N° 016-2024-JUS. Ello nos ha llevado a reflexionar sobre el impacto que tiene la protección de datos personales en la gestión de recursos humanos que no solo implica administrar contratos, remuneraciones y beneficios, sino también garantizar la privacidad y seguridad de los datos personales de los trabajadores o extrabajadores.
Todas las instituciones públicas y privadas de nuestro país tienen la obligación de resguardar y proteger los datos personales de sus trabajadores, extrabajadores o clientes. Sin embargo, existen situaciones en donde el empleador se puede ver obligado a presentar – ante un tercero – información de carácter personal y sensible de los antes mencionados.
Este tipo de situación a la que nos referimos son los procesos judiciales de naturaleza laboral, en donde es común que la parte demandante (trabajador o extrabajador) solicite como medio probatorio la exhibición de documentación que obra en poder del empleador. Por ejemplo, el trabajador que demanda puede aportar como medio probatorio que el empleador (demandado) exhiba boletas de pago, contratos u otros documentos pertinentes. Sin embargo, es importante entender que no basta con que el trabajador solicite la exhibición de documentación, sino, es el juez quien debe evaluar y admitir la solicitud de exhibición documental en la etapa probatoria del proceso.
En la práctica, muchas veces, los empleadores contestan la demanda adjuntando unilateralmente – sin previo consentimiento – la documentación solicitada por el demandante, incluso si contenía datos personales de otros trabajadores ajenos al proceso. También se involucran a extrabajadores y clientes. Probablemente, esta práctica se realiza para demostrar colaboración o transparencia. Si se considera como factor la protección de datos personales, esta práctica puede ser contingente. Si un empleador entrega por su cuenta, sin orden judicial ni consentimiento, documentos que incluyen información personal de un tercero (otro trabajador, por ejemplo), podría estar vulnerando la ley antes mencionada. En rigor, el empleador demandado no está legalmente obligado a exhibir documentos de terceros a menos que el juez expresamente lo ordene dentro del proceso. Lo prudente para el empleador es esperar a que el juez admita y requiera formalmente la presentación de esos documentos antes de presentarlos. Con ello, el empleador se asegura de no vulnerar la normativa de protección de datos personales, al actuar amparado en un mandato judicial.
Para contextualizar el asunto, supongamos que un trabajador demanda a su empleador una homologación de remuneraciones, alegando que otro trabajador que realiza funciones similares gana una remuneración mayor sin una justificación objetiva y, por ende, debe nivelarse a esa remuneración. Para probar su pretensión, el trabajador demandante pide que su empleador exhiba las boletas de pago y otros documentos del trabajador con quien se compara. Estos documentos pueden contener información de carácter personal y confidencial de una persona que no forma parte del proceso y en caso de presentarlos sin una orden judicial, podría vulnerar el derecho a la protección de datos personales de dicha persona.
¿Qué debe hacer el empleador en este caso? En línea con lo señalado, no debería proporcionar documentos del otro trabajador de manera unilateral – sin consentimiento previo – al contestar la demanda. Lo correcto es que, solo ante una orden por parte del juez, el empleador entregue los documentos que correspondan, pues ya contaría con la base legal para compartir datos personales de un trabajador que no forma parte del proceso.
Otro problema es cuando es el propio empleador demandado quien considera necesario aportar información referente a un tercero para fundamentar su defensa. Imaginemos que, en el mismo caso de homologación de remuneraciones, el empleador quiera demostrar que el trabajador con quien se comparó el demandante tenía responsabilidades adicionales u otras características que justificaban la diferencia remunerativa. Para ello, el empleador considera necesario presentar documentación del trabajador que no forma parte del proceso. En este escenario, consideramos conveniente solicitar al juez del proceso que autorice expresamente la presentación de estos documentos, considerando que esta documentación contiene datos personales que deben ser protegidos.
Las situaciones antes planteadas son solo algunos ejemplos, seguramente de muchos otros, en donde los empleadores deben ser prudentes al momento de presentar documentación de sus trabajadores, extrabajadores y terceros ante terceros. Resguardar y proteger los datos personales de trabajadores no es tarea fácil, por ello es importante tomar precauciones para evitar incumplir obligaciones relacionadas a esta materia.
La protección de datos ha llegado al derecho laboral y tenemos que estar atentos.
